REGLAMENTO DE EVENTOS DE BACKSTAGE

CONSIDERACIONES GENERALES

Conscientes de la importancia que tiene la protección y el buen manejo de las normas suministradas BACKSTAGE PRODUCCIONES, ha decidido crear un reglamento de eventos general, donde expondrá la normativa a cumplir para que el Diseñador, Marca, Expositor, Ponente, y demás participantes del evento puedan participar.

OBJETIVO

Con la implementación de éste reglamento, se pretende garantizar el cumplimiento de la presente normativa para el buen desarrollo de el o los eventos dispuestos por BACKSTAGE PRODUCCIONES, por ende dicha normativa aplicara y deberá ser cumplida por todos los clientes, proveedores  y terceros, quienes participaran en cualquiera de los eventos organizados por BACKSTAGE PRODUCCIONES.

DEFINICIONES

Norma: Principio que se impone o se adopta para dirigir la conducta o la correcta realización de una acción o el correcto desarrollo de una actividad.

Montaje: Acción de montar o armar un objeto. 

Desmontaje: Acción y efecto de desmontar (‖ desarmar, o separar, o deshacer).

Contaminación auditiva: Exceso de sonido que altera las condiciones normales del ambiente en una determinada zona. Este término hace referencia al ruido (entendido como sonido excesivo y molesto)

NORMATIVA

Para el montaje, desmontaje y exposición dentro un evento producido por BACKSTAGE, es importante tener en cuenta las siguientes normas:

• El valor del espacio debe estar cancelado con anterioridad.
• No se puede obstaculizar la visibilidad de los demás espacios de exhibición, deben cumplir con las políticas de altura; donde el panel y/u objeto decorativo mas alto no puede superar cierta altura, dependiendo de la locación donde se realizará el evento (Consultar alturas permitidas)
• No se debe tener elementos que generen contaminación auditiva.
• No se puede martillar, pegar, pintar, ni ninguna otra acción que pueda perjudicar o incluso dañar la estructura del recinto.
• No se pueden sostener o realizar amarres en la estructura del recinto.
• La panelería de stands, en caso de ser utilizada (panales y perfilería metálica) será igual para todos.
• Solo se debe utilizar el espacio asignado por la organización, en caso de utilizar mas espacio tendrá un cobro adicional.
• Todos los elementos adicionales que necesite cada marca, deberán ser traídos directamente por cada una.
• Conservar siempre una buena actitud de servicio y cordialidad ante los visitantes.
• Mantener una buena presentación personal y excelentes rutinas de aseo de los insumos.
• Cuidar siempre la presentación de los productos, los clientes son exigentes y basan su decisión de compra en la apariencia y buen estado de estos.
• Dejar todas las noches los stands organizados y nada expuesto; en caso de perderse algo BACKSTAGE PRODUCCIONES y LA LOCACIÓN no se hace responsable.
• Generar un ambiente ameno y cordial entre los comerciantes vecinos.
• En caso de necesitar un aseo rápido del espacio por algún inconveniente se puede acercar a un puesto de información para que estos hagan la solicitud a los encargados.
• No están permitidos los pendones, ni porta pendones y en caso que los tenga la Organización tiene autorización de retirarlos.
• No se pueden poner globos.
• Solo se puede utilizar el espacio asignado por la organización, si tienen implementos por fuera del espacio la administración esta autorizada para retirarlos.
• La organización podrá cambiar el espacio de exhibición seleccionado por la marca en caso de ser necesario sin necesidad de solicitar autorización previa.
• Solicitar con anterioridad en caso de necesitar conexión eléctrica informando carga necesaria, todo esto, teniendo en cuenta que su uso estará sujeto a disponibilidad y será responsabilidad de la marca el hacer llegar a su espacio de exhibición el cableado necesario.

MONTAJE Y DESMONTAJE

• Enviar el render para previa aprobación por parte de la organización en caso de ser solicitado.
• Realizar visita técnica para revisar el espacio y distribución.
• El valor del espacio debe estar 100% cancelado con anterioridad, para poder realizar el montaje.
• La solicitud de montaje o desmontaje debe ser enviada indicando Nombres, cedulas, ARL, certificados de altura y coordinador de altura para trabajos que superen 1,5m, al correo contacto@medfashionweek.com hasta 5 días hábiles antes del evento, de lunes a viernes antes de las 4:30pm, la documentación que llegue después de ese horario solo será tenida en cuenta hasta el siguiente día hábil.
• Los horarios para montaje y desmontaje se informaran con anterioridad ya que estos varían según la locación, el estricto cumplimiento de dichos horarios es indispensable para evitar entorpecer la producción del evento.
• Solo deben usar el espacio asignado por la organización.
• A la hora de terminar el montaje y desmontaje deben dejar el lugar limpio y en perfecto estado. En caso que haya algún daño el cliente debe hacer el arreglo.

VIGENCIA

MED FASHION WEEK  se reserva el derecho a modificar el presente reglamento para adaptarlo a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a buenas prácticas del sector educativo y moda y los demás sectores de la economía que hacen parte de la empresa. En dichos supuestos, MED FASHION WEEK  anunciará en esta página los cambios introducidos con razonable antelación a su puesta en práctica.

MED FASHION WEEK  se reserva el derecho de eliminar sus datos en cualquier momento, sin obligación de hacer un  previo aviso.

Este reglamento fue modificado y publicado en los sitios web de MED FASHION WEEK  el 07 de abril de 2020 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación. La última actualización se realizó el día 9 de abril de 2023.